1. Як правильно подати звернення, щоб архівна установа його розглянула та надала відповідь?

Звернення щодо пошуку інформації про репресованих родичів чи дослідження «білих плям» історії ХХ століття подається фізичною або юридичною особою в усній чи письмовій формі під час особистого прийому, надсилається звичайною чи електронною поштою, передається особисто чи через уповноважену ним особу, на яку оформлена довіреність, або через законних представників.

Звернення пишеться у довільній формі і обов’язково повинно містити наступні блоки інформації:

• прізвище, ім’я, по батькові (найменування) запитувача, поштову адресу, адресу електронної пошти або номер телефону (якщо такі є);

• назву та адресу установи, куди звертаєтеся;

• суть звернення, в якому максимально повно описується наявна інформація. Основою для пошуку є прізвище, ім’я та по батькові запитуваної особи, дата та місце народження. Якщо відомі інші важливі факти біографії, їх бажано вказати (дата та місце арешту чи винесення вироку, назва органу, який виніс рішення, місця відбування покарань, подальша доля, місце поховання тощо);

• очікувану форму подальшої співпраці (надати наявну у відповідача інформацію у вигляді архівної довідки чи електронних копій документів, можливість ознайомитися з наявною інформацією в читальній залі архіву);

• підпис і дату (за умови подання письмового звернення).

Швидкість та результативність пошуку залежать від повноти й точності вказаних вами вихідних даних.