1. Ці Умови визначають загальний порядок відбору на посаду керівника Галузевого державного архіву (далі – ГДА) Українського інституту національної пам’яті (далі – Інститут) на конкурсних засадах.

2. Для проведення відбору кандидатів на зайняття посади керівника ГДА (далі – кандидати) наказом Інституту утворюється конкурсна комісія з відбору керівника Галузевого державного архіву Українського інституту національної пам’яті (далі – конкурсна комісія).

3. Члени конкурсної комісії призначаються наказом Інституту.

4. Члени конкурсної комісії обирають зі свого складу голову та секретаря конкурсної комісії.

5. Конкурс проводиться поетапно:

1) публікація оголошення про проведення конкурсу на офіційному веб-сайті Інституту, офіційних сторінках Інституту в соціальних мережах не пізніше трьох робочих днів з дня видання відповідного наказу;

2) прийом документів від кандидатів та їх попередній розгляд на відповідність пункту 8 цих Умов;

3) проведення співбесіди з кандидатами.

6. Оголошення про проведення конкурсу має містити:

1) вимоги до кандидатів;

2) перелік документів, що подаються кандидатом;

3) строк прийому документів на участь у конкурсі, інформація про працівника Інституту, який відповідальний за прийом документів на конкурс, а також спосіб подання документів (місце прийому, адреса електронної пошти тощо) та номер телефону для довідок.

В оголошенні може міститися додаткова інформація, що не суперечить законодавству України.

7. Вимоги до кандидатів:

-         вища освіта;

-         вільне володіння державною мовою;

-         досвід роботи на керівних посадах в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності не менше трьох років.

Досвід роботи з архівними документами або носіями архівної інформації репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років буде перевагою.

8. Для участі в конкурсі кандидат особисто подає працівникові Інституту, який відповідальний за прийом документів на конкурс, разом із заявою довільної форми про участь у конкурсі:

1) копії документа, що посвідчує особу, документів про вищу освіту, військового квитка (для військовослужбовців або військовозобов'язаних);

2) копію трудової книжки (для працюючих – засвідчену за місцем роботи із зазначенням дати засвідчення);

3) біографічну довідку (резюме);

4) згоду на обробку персональних даних відповідно до Закону України «Про захист персональних даних»;

5) копію довідки про допуск до державної таємниці (за наявності).

Всі копії документів (за винятком трудової книжки) подаються до Інституту разом з оригіналами.

9. Документи на участь у конкурсі приймаються протягом 15 календарних днiв з дня публікації оголошення про проведення конкурсу на офіційному веб-сайті Інституту.

10. Кандидати можуть подавати додаткову інформацію стосовно своєї освіти (підвищення кваліфікації, присвоєння вченого звання, присудження наукового ступеня), досвіду роботи, професійного рівня (характеристики, рекомендації, наукові публікації тощо).

11. Підставою для недопущення кандидата до участі у конкурсі є неподання будь-якого із зазначених у пункті 8 цих Умов документів. Перевірка документів на відповідність пункту 8 цих Умов здійснюється працівником Інституту, який відповідальний за прийом документів на конкурс.

12. Засідання конкурсної комісії вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менше, ніж 2/3 її складу.

13. Рішення конкурсної комісії приймається простою більшістю голосів присутніх на її засіданні членів.

14. Засідання конкурсної комісії є відкритими. Про час та місце засідання конкурсної комісії повідомляється на офіційному веб-сайті Інституту не пізніше, ніж за два дні до дня проведення засідання.

15. Голова конкурсної комісії:

1)    відкриває та закриває засідання конкурсної комісії;

2)    головує на засіданні конкурсної комісії;

3)    підписує протокол засідання конкурсної комісії;

4)    скликає чергове засідання конкурсної комісії.

16. Секретар конкурсної комісії:

1)    веде протокол засідання конкурсної комісії;

2)    разом з головою конкурсної комісії підписує рішення та протокол засідання конкурсної комісії.

17. Конкурсна комісія на своєму засіданні визначає регламент своєї роботи (тривалість виступів кандидатів, кількість можливих запитань до кандидатів тощо).

18. Засідання конкурсної комісії оформляються протоколом, який підписується всіма присутніми на засіданні членами конкурсної комісії і подається Голові Інституту не пізніше, ніж через три дні після голосування.

19. Конкурсна комісія проводить з кандидатами співбесіду, обов’язковим пунктом якої є презентація проекту розвитку ГДА терміном на п’ять років.

20. Конкурсна комісія оцінює кожного кандидата за наступними критеріями:

1)    знання чинного законодавства України в архівній сфері, в тому числі у сфері доступу до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років та його застосування на практиці;

2)    знання законодавчої бази та практики застосування у сфері відкриття архівів спеціальних служб європейських країн;

3)    якість проекту розвитку ГДА терміном на п’ять років (відповідність діючому законодавству України, врахування обставин та особливостей на період створення, системність підходів та бачення розвитку);

4)    навички організації роботи установи та управління персоналом (вміння організувати і контролювати роботу, працювати в команді та керувати колективом, вирішувати комплексні завдання, встановлювати цілі та пріоритети, ефективно використовувати ресурси; навички управління проектами);

5)    особистісні компетенції (наявність аналітичних здібностей, креативності, ініціативності, орієнтації на розвиток; вміння працювати в стресових ситуаціях, досягати кінцевих результатів, відстоювати власну думку; навички публічних виступів).

21. Для оцінювання кожного критерію на співбесіді кожен член конкурсної комісії виставляє бал від 1 до 3, де 3 – найвищий бал.

22. Оцінювання кандидатів здійснюється кожним членом конкурсної комісії індивідуально та фіксується у відомості про результати співбесіди.

23. Визначення остаточних результатів співбесіди здійснюється у балах як сума індивідуальних оцінок за відповідного кандидата усіх членів конкурсної комісії.

24. Конкурсна комісія за результатами співбесіди з кандидатами визначає одну особу, яка набрала найбільшу кількість балів, для зайняття вакантної посади керівника ГДА та подає пропозицію Голові Інституту для призначення.

25. В разі наявності двох кандидатів з однаковою кількістю балів серед тих, хто набрав найбільшу кількість балів, конкурсна комісія шляхом голосування приймає рішення щодо визначення однієї особи для подання пропозиції Голові Інституту для призначення на посаду керівника ГДА.

26. Результати конкурсу публікуються на офіційному веб-сайті Інституту протягом п’яти днів після його завершення.

27. Інформування кандидатів про результати конкурсу здійснюється протягом п’яти днів після його завершення.